GROUPWARE

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Groupware seperti hal nya teknologi yang baru muncul dan sulit dinamai. Ada beberapa istilah untuk mendeskripsikan fenomena tersebut:”kerja bersama yang didukung computer”, “komputasi antar personal”, “system Terbagi”, “komputasi bersama”, “system koordinasi”, “komputasi team”, dan sebagainya. Fakta menunjukan bahwa jika suatu teknologi yang baru muncul mudah dinamai, maka dalam hal ini, studi yang kita lakukan tidak akan bermanfaat banyak. Dengan dasar inilah,maka groupware tentunya merupakan suatu pembelajaran yang begitu bernilai. Groupware juga membutuhkan dilakukannya studi, sebab ia merupakan teknologi baru yang terkait dengan kebutuhan pemakai yang jelas dan mendesak, yakni kebutuhan akan team bisnis.

Team bisnis adalah kelompok kerja yang kecil, lintas-organisasional, terkendali waktu, terfokuskan pada tugas, dan kohesif. Team bisnis merupakan bagian dari organisasi masa depan yang berkembang yang menyertakan hirarki yang bagus, gaya jaringan, dan cita rasa internasional. Group ware adalah Perangkat lunak yang secara khusus di desain untuk mendukung pekerjaan kelompok dan untuk kebutuhan bekerjasama dalam pikiran, bukan sekedar merupakan alat bantu untuk komunikasi.

B.     Rumusan Masalah

1.   Bagaimana System Groupware

2.   Bagaimana Komunikasi melalui computer

3.   Bagaimana Meeting & DSS

4.   Bagaimana Pembagian beberapa aplikasi dan artefact

5.   Bagaimana Kerangka kerja groupware.

C.    Tujuan

1.      Untuk mengetahui dan memahami system Groupware

2.      Untuk mengetahui dan memahami komunikasi melalui computer

3.      Untuk mengetahui dan memahami Meeting & DSS

4.      Untuk mengetahui dan memahami pembagian beberapa aplikasi dan artifact

5.      Untuk mengetahui dan memahami kerangka kerja groupware

BAB II

PEMBAHASAN

GROUPWARE (Perangkat Kelompok)

A.    System Groupware

Groupware (juga disebut sebagai Collaborative software) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. Groupware dapat diklasifikasi dalam beberapa cara, salah satunya adalah dimana dan kapan seseorang peserta mengikuti kerja kelompok. Hal ini dapat diringkas dalam matriks time/space berikut ini :

Dimensi space : dapat juga suatu dimensi secara geografis dan dibagi dalam co-located (tempat yang sama) dan remote (tempat yang berbeda). Contoh e-mail dan video conferencing yang bekerja pada jarak yang jauh .

Dimensi time : dibagi menjadi system synchronous dan asynchronous. Contoh telepon merupakan komunikasi remote synchronous dan post-it notes merupakan suatu asynchronous co-located.

Groupware dapat dijalankan dalam waktu yang berbeda. Contoh dari aplikasi basis web jenis ini adalah email, forum diskusi ataupun jenis shared editing. Dalam perkembangan teknologi web, groupware jenis ini sering juga disebut sebagai social networking seperti blog, forum sosial, bookmark aggregator, contoh : del.icio.us, blinklis ataupun office online.

1. kolaborasi berdasarkan tempat Groupware yang dapat menggabungkan pengguna yang terletak ditempat yang berjauhan. Dalam konteks ini aplikasi dapat berupa video conference, meeting room, chating ataupun messenger. Groupware jenis ininlebih banyak bebasis web, mengingat sifat aplikasi berbasis web yang dapat diakses secara bersamaan meski memiliki letak yang berjauhan.

2. Kolaborasi berdasarkan waktu Groupware yang dapat dijalankan dalam waktu yang berbeda. Contoh dari aplikasi basis web  jenis ini adalah email, forum diskusi ataupun jenis shared editing. Selain itu ciri utama dari groupwarejenis ini adalah tampilan detail waktu terakhir seorang pengguna melakukan aktifitas. Dalam perkembangan teknologi web, groupware jenis ini sering juga disebut sebagai  sosial networking seperti blog, forum sosial, bookmark aggregator, contoh : del.icio.us, blinklis ataupun office online.

B.     Komunikasi Media Komputer

1.      Email

            Merupakan groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim. Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang digunakan sebagai relay suatuy pesan. Dalam suatu e-mail yang sederhana terdapat hanya satu penerima. Banyak sistem e-mail yang mengijinkan dapat diterima oleh banyak penerima dengan menuliskan (Cc: ) dalam e-mail yang dikirimkannya menjadi suatu group.

Group ini  berisi daftar distribusi yang berisi nama group dari sekelompok user yang sering mengirim e-mail. Dalam sistem ini pesan yang dikirimkan dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup. Dalam pengirimannya dari suatu lokasi membutuhkan waktu pengiriman dalam ukuran menit atau hari, sedangkan e-mail yang berbasiskan LAN dalam satu lokasi hanya membutuhkan beberapa detik.

2.      Instant messenger

Seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim  pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa  berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.

3.      Konferensi dan komunikasi video

Untuk berkomunikasi di antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang tidak sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi kendala tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video konferensi yang berbasis teknologi  satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video yang dikirim melalui satelit. Konferensi video bukanlah pengganti komunikasi face to face karena memiliki kekurangan antara lain timbal balik dan kontak mata yang kurang. Solusi untuk mengatasi kurangnya kontak mata dengan adanya video tunnel.

·         Ide pembuatan system ini yang menghubungkan dan berkomunikasi secara bertatapan langsung dengan media video dapat terwujud dengan dikenalnya system berbasiskan ISDN.

·         ISDN mempunyai bandwidth yang besar (64 kbaud) dalam koneksi telepon digital. Sistem ini tersedia untuk koneksi LAN antara komputer dengan koneksi video secara real-time.

·         Penggunaan video digunakan untuk : video conference, peningkatan social komunikasi dan video terintegrasi dengan aplikasi lain. Semua ini dalam bentuk fasilitas synchronous remote.

·         Video conference dalam CSCW tidak menggunakan komputer, meskipun komputer dan telekomunikasi mempunyai hubungan yang luas dan khusus dalam area CSCW. Sistem ini dihubungkan menggunakan jalur komunikasi khusus yang menggunakan sarana satelit sebagai penghubungnya.

·         Satu kekerangansistem ini adalah keterbatasan pengambilan kamera video, seperti ukuran dan kualitas pengambilan gambar.

·         Dalam system ini hal yang paling sulit didapat yakni eye contact. Masalah ini sangat  penting dalam normal pembicaraan antar peserta. Cara untuk mengatasi masalah ini dengan menggunakan teknik video-tunnel

C.    Meeting & DSS

Dalam suatu perbincangan, peserta harus membentuk kesamaan pemahaman tentang tugas yang dikerjakan dan membangun ide. Yang perlu didiskusikan adalah pekerjaan yang kita lakukan dan ide pendukung apa untuk pekerjaan tersebut. Hal yang perlu dids=iskusikan yakni suatu system dimana membangun dan merekam ide menjadi suatu focus yang utama, ada 3 tipe yaitu:

1.       Argumentation tools

Komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang.

2.       Meeting rooms

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email. Sistem ini beroperasi dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal pusat mempunyai tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan istilah WYSIWIS (what you see is what I see). Masalah pada sistem ini adalah jika beberapa peserta memutuskan untuk menulis  pada waktu yang bersamaan.

3.       Shared work surfaces

Shared work surfaces merupakan suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar  besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang sensitive. Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain.

 Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat  peserta menulis pada suatu kertas pada masing-masing desktop dan dibuat filmnya dari arah atas. Gambar dari masingmasing peserta akan digabungkan dan ditampilkan pada masing-masing layar di area kerja peserta.

D.    Pembagian Beberapa Aplikasi Dan Artefact

1.      Shared editors

·         Editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama.

·         Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.

2.      Shared diaries

·         Ide dari sistem ini adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang ingin membuat pengaturan  pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong.

3.      Shared PCs & Shared Windows

Sistem ini difokuskan pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip  pada meeting room tetapi tidak terdapat layer besar.

Sistem ini mempunyai dua kegunaan yakni ada :

1. Dokumen yang sedang dalam proses, contoh jika peserta sedang menggunakan    program spreadsheet secara bersama untuk memecahkan persoalan keuangan.

2. Untuk technical support, contoh jika kita sedang mengalami kesulitan pada suatu aplikasi kemudian menelepon local technical guru yang akan terhubung dengan komputer kita.

E.     Kerangka Kerja Groupware

Terdapat beberapa kerangka kerja frameworks untuk dapat memenuhi aturan dari groupware. Satu diantara nya digunakan sebagai mekanisme yang dapat membantu dalam diskusi tentang groupware. Sebagai tambahan terdapat aplikasi tambahan untuk membantu merancang struktur dari system yang baru.

1.      Shared information

Konferensi elektronik dan shared workspace berbagi informasi dan komunikasi, dimana dokumen dibagi bersama untuk tujuan pekerjaan.

2.      Granurality

Sebagai ukuran potongan suatu objek dan kekerapan untuk memperbaharuinya. Pada ukuran potong objek, beberapa system beroperasi baik, mengijinkan partisipan mengedit kalimat yang sama, bahkan kata yang sama dalam kalimat. Pada system file yang berbagi, memiliki penguncian sehingga hanya satu user yang dapat mengedit file pada waktu yang sama. Granurality disini adalah dokumen. Mayoritas pada system groupware khususnya argumentasi dan co-authoring tool beroperasi diantaranya.

3.      Level of sharing

Merupakan system yang secara eksplisit digunakan pada groupware tetapi sangat umum digunakan pada shared database. Contoh dua orang mungkin melihat bagian dari suatu database yang sama tetapi satu orang melihatnya dalam bentuk grafik dan yang lainnya melihat dalam bentuk tabular.

4.      Types of objek

Jenis dari suatu objek atau data yang saling bekerja sama mempunyai efek dari suatu system bersama “share”. Hal yang menjadi penting dalam kasus yang unsyncrounized atau bahaya seperti  ketika dua peserta sedang memperbaharui data secara simultan dan mengalami kebingungan untuk menentukan yang mana yang terlebihdahulu.

5.      Integrating communication and work

System ini didukung oleh computer yang mempunyai beberapa bagian dari arcs seperti: direct communication, common understanding, control and feedback from shared artifact.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Groupware seperti hal nya teknologi yang baru muncul dan sulit dinamai. Ada beberapa istilah untuk mendeskripsikan fenomena tersebut:”kerja bersama yang didukung computer”, “komputasi antar personal”, “system Terbagi”, “komputasi bersama”, “system koordinasi”, “komputasi team”, dan sebagainya. Fakta menunjukan bahwa jika suatu teknologi yang baru muncul mudah dinamai, maka dalam hal ini, studi yang kita lakukan tidak akan bermanfaat banyak. Dengan dasar inilah,maka groupware tentunya merupakan suatu pembelajaran yang begitu bernilai. Groupware juga membutuhkan dilakukannya studi, sebab ia merupakan teknologi baru yang terkait dengan kebutuhan pemakai yang jelas dan mendesak, yakni kebutuhan akan team bisnis.

Groupware dapat mendukung beberapa kegiatan :

·     Komunikasi antar perorangan secara langsung

·     Membangkitkan ide dan membuat keputusan

·     Berbagi penggunaan komputer

Hal ini dapat diklasifikasikan menurut :

·     Lokasi dan kejadian

·     Pembagian informasi

·     Hal yang mendukung kerjasama

Implementasi groupware lebih sulit dibandingkan dengan single user karena :

·     Waktu tunda suatu jaringan

·     Terdapat banyak komponen yang menjadi rusak

·     Graphical toolkits

B.     Saran

Makalah ini membahas tentang groupware, semoga dengan membaca makalah ini para pembaca lebih memahami lagi tentang groupware itu sendiri, dan semoga bermanfaat bagi pembaca. Dan jika ada kekurangan dalam makalah ini semoga pmbaca dapat menambahkan materi nya

Daftar Pustaka

http:// RINI WAHYUNI...Mari Belajar Bersama.htm

http:// IMK_Groupware.htm

http:// kuliah09_perangkat-manajemen-pengetahuan

http:// LecNote Groupware